Privacyverklaring sollicitanten InSpark

Inleiding

Om een goed sollicitatieproces te doorlopen en juiste beslissingen hierin te nemen, heeft InSpark B.V. (hierna: InSpark) gegevens van haar sollicitanten nodig. InSpark verwerkt jouw gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Door middel van deze Privacyverklaring informeren wij jou wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Hierin wordt onder meer aangegeven welke persoonsgegevens we verwerken, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt, aan wie we de gegevens verstrekken en hoe lang we die bewaren. Ook staat in deze privacyverklaring welke rechten je hebt en hoe je die kunt uitoefenen.

Welke gegevens verwerken we van jou?

InSpark verwerkt persoonsgegevens die relevant zijn voor de werving- en selectieprocedure. Dit betreft in ieder geval de gegevens zoals die door de sollicitant zijn verstrekt, waaronder:

  • jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals jouw e-mail adres;
  • jouw bankrekeningnummer;
  • jouw nationaliteit en geboorteplaats;
  • jouw verklaring omrent gedrag (VOG) in dien van toepassing;
  • curriculum vitae (cv), waaronder gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
  • gegevens over jouw functie of jouw voormalige functie en gegevens over de aard, de inhoud en de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof;
  • overige gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
  • overige gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn;
  • gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

Voor welke doelen verwerken we jouw gegevens?

InSpark verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen.

Beoordeling van geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen

In het kader van een sollicitatieprocedure verwerken wij persoonsgegevens, omdat wij een zo goed mogelijk beeld van je proberen te krijgen en willen beoordelen of jij geschikt bent voor de functie waar je naar solliciteert. Hiervoor kunnen wij ook gegevens gebruiken die wij van anderen over je krijgen. Bijvoorbeeld van voormalige werkgevers (via referenties via jou verkregen) of wervingsbureaus. Ook kunnen wij openbare bronnen raadplegen zoals internet, kranten en sociale media (indien dit voor de functie relevant is en dit bij de vacaturetekst is aangegeven). InSpark zal jou voorafgaand informeren indien zij contact opneemt met een referent. Daarnaast zal zij sollicitant informeren over de uitkomst van dit contact.

Ook kunnen de gegevens van jou binnen InSpark worden doorgegeven om te bezien of jij eventueel in aanmerking komt voor een andere functie dan waarvoor is gesolliciteerd.

Uitvoering van een overeenkomst

Als een sollicitant wordt aangenomen, kunnen verkregen persoonsgegevens verder worden verwerkt voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, waaronder het opstellen van de arbeidsovereenkomst, voor administratieve doeleinden en introductie van jou binnen de organisatie InSpark.

Op welke grondslag worden jouw gegevens verwerkt?

De gegevens op één of meer van onderstaande grondslagen verwerkt:

  • met het oog een arbeids- of stageovereenkomst met jou aan te gaan;
  • om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen;
  • in beperkte gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven.

Hoe worden jouw gegevens beveiligd?

Om jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van je persoonsgegevens zoveel als mogelijk. InSpark heeft passende en organisatorisch maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing, of bekendmaking. De persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan medewerkers binnen InSpark die belast zijn met de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Dat regelen we door alleen die medewerkers bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot de systemen en dossiers.

Met wie worden jouw gegevens gedeeld?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf en voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Indien InSpark gebruikt maakt van externe partijen (bijvoorbeeld een uitzend-, bemiddelings- of recruitmentbureau) om een geschikte kandidaat te vinden voor een vacature, zullen InSpark en voornoemde externe derde persoonsgegevens uitwisselen. Je zal hiervan op de hoogte worden gesteld op het moment dat je je persoonsgegevens verstrekt. Indien de sollicitant wordt uitgenodigd voor het maken van een capaciteitentest en/of andere assessments, zal InSpark de hiervoor noodzakelijke gegevens delen met een assessmentbureau. InSpark zal de sollicitant hierover vooraf nader informeren.

In sommige situaties besteedt InSpark de verwerkingen van persoonsgegevens uit aan vertrouwde externe dienstverleners, zoals ICT-dienstverlener en/of websitebeheerder.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de zgn. ‘verwerkers’), sluiten wij (voor zover dit nodig is) verwerkingsovereenkomsten. Dit doen we zodat wanneer wij gegevens aan hen verstrekken, onder meer goed is vastgelegd dat zij deze gegevens ook goed beveiligen en zij tijdig melding bij ons moeten doen bij een (vermoeden van een) datalek. Ook hebben we afgesproken dat de gegevens alléén binnen de Europese Unie worden verwerkt. Door InSpark ingeschakelde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn zelf verantwoordelijk voor naleving van de AVG een aansprakelijk voor eventuele schade.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Indien je bij ons komt werken, dan nemen we de gegevens uit het sollicitatieproces op in het personeelsdossier en houden we ons aan de verplichtingen die van toepassing zijn bij een dienstverband.

Wordt duidelijk dat je niet bij ons komt werken, dan zullen wij alle verzamelde gegevens uiterlijk 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderen. Daarna kunnen we gegevens nog slechts voor statistische doeleinden gebruiken, maar deze gegevens zijn niet meer herleidbaar tot personen. Indien we je gegevens langer willen bewaren (maximaal 1 jaar) – voor een passende functie in de toekomst – dan vragen wij jou hiervoor toestemming.

Wat zijn jouw rechten?

De AVG geeft jou als persoon uitgebreide rechten om in te zien welke gegevens InSpark van jou verwerkt, jouw gegevens te verbeteren als ze niet juist zijn of jouw gegevens over te laten dragen naar andere personen of organisaties. Daarnaast heb je het recht te verzoeken je gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens. Heb je toestemming gegeven voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens, dan heb je het recht deze toestemming op elk willekeurig moment weer in te trekken.

Om je gegevens in te zien of wijzigingen door te geven, neem je contact op met de contactpersoon die bij iedere vacature staat vermeld. Bij uitgebreidere vragen zullen zij je door verwijzen naar de Functionaris Gegevensbescherming.

Vragen of klachten?

Heb je vragen over deze privacyverklaring of hoe InSpark met je gegevens om gaat? Neem dan contact op via info@inspark.nl.

Indien je een klacht hebt, kun je gebruik maken van de klachtenprocedure van InSpark. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De verwerkersverantwoordelijke is InSpark B.V.

InSpark behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. De meest recente versie zal te raadplegen zijn op de website.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 9 november 2018.

SHARE